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一、项目概述

三期是在以上两期基础上完成整合社区公共服务信息资源，开展公共服务基础数据库平台建设，完成数据挖掘和决策支撑系统建设。

二、项目在沟通管理方面遇到的问题

因为项目比较庞大，涉及大项目干系人多。用户在系统实施过程中不配合，有抵触情绪。产生该情况的主要原因主要是没有建立行之有效的沟通计划，对项目干系人的宣传不够，沟通不到位，导致用户对项目建设的意义认识不足，感觉信息化建设是信息部门或公司的事情，没有认识到信息化建设的根本目的是为了帮助自己提高工作效率，实现科学管理。同时由于用户已经习惯原有手工模式下的工作方式，不愿改变工作习惯，对计算机的使用不少人存在畏惧心理。

用户对使用的系统意见大，满意度低。产生该情况的主要原因是用户提出的要求不能得到及时答复和妥善解决，不少问题向项目组提出后，如石沉大海，杳无音信。项目缺乏高效的信息反馈、处理和分发机制。

项目组成员与用户发生冲突。冲突一旦发生，产生的负面影响很难在短期内挽回。而发生冲突的主要原因是由于项目组成员在工作中遇到棘手问题后的心态调整不好，对直接面对的用户缺乏灵活的沟通方法所致。

在该项目建设过程中，我针对上述问题和原因，采用了以下沟通方式，有力地保证了项目建设的顺利进行。

三、采取的措施

沟通首先就要对项目中涉及的干系人充分的了解。同时，对编制好项目的沟通计划。

在该项目的三期建设当中涉及到了多个层面的干系人，包括政府、使用人员、项目建设人员等。还有硬件供应商等。因此根据他们不同的特点，以及项目进行的不同阶段制定不同的沟通计划。

在此之前，项目组首先建立了编制沟通计划的小组。该小组成员包括本单位项目监理、政府各部门用户代表、开发部门工程师代表、项目经理等人员。以座谈的形式，通过头脑风暴的方法，最后确定了项目进行的各个阶段沟通方案。

座谈会上，项目相关干系人就沟通中将要存在的问题以及自身的特点进行了阐述。在此过程中确定了各类干系人对项目的重视程度和支持程度。并且根据就此结果指定了二维表格，用来区分高度重要、中度重要、低度重要；区分对项目支持、中立、不支持的支持程度。并且，在此基础上，还要注明不同干系人提交日期、期望效果和沟通方式等等。

以项目设计阶段沟通计划为例，侧重于与需求调研人员进行必要沟通。利用设计开发工程师在电子政府方面多年的工作经验，在该阶段指定熟悉这方面业务的人员作为沟通负责人或者咨询专家。比如在设计用户页面过程中，如何更适合于用户使用，首先由这方面专家解读需求，然后，在存在困难的情况下去与需求分析人进行沟通。这样，在沟通过程中，更容易表达存在的问题，更容易获取想要得到的答案。节省沟通时间。除了这种方式，还可以融合进行面谈或者碰头会议，在问题积累到比较多时，可以这样进行需求的总体确认。也可以通过电话、企业通信软件进行及时沟通。

经过该项目建设过程，对于项目进行中各个阶段指派相应的有电子政务工作经验的人员作为沟通负责人。确实能保证项目的顺利进行。

建立高效的信息反馈和沟通方式，落实信息分发。在项目组的内部采取了这种方式。而当设计到项目组要与用户或政府方面进行沟通时。项目组坚持从政府的实际情况出发，采用如下沟通方式。

一方面，把必要的、重要的沟通需要以联席会议、工作计划、总结报告的形式制度化。项目组在每个子系统开发完毕、上线前、试运行稳定后都会向政府各级领导等管理者以书面形式进行总结和汇报，并在周会上通报。对于已经实施的子系统，根据情况不定期的举行信息化座谈会。请部门负责人和经常使用系统地工作人员参加，在会上对信息化建设情况进行通报，对大家提出的疑问进行解答，并详细记录会上提出的各种建议和意见。会后马上进行讨论和整理，并将解决办法和解决时间在3日内以书面的形式反馈给与会人员和相关部门。在所提问题基本解决完毕后，再次召开座谈会，通报上次会议所提问题的解决情况，并听取记录大家新的意见和建议。

另一方面，对于一些简单的问题或者临时出现的小问题。可以采用目前即时通信方式，进行灵活、实际的沟通。比如，可以通过电话、即时通信软件进行联系和沟通。但是，重要是在政府或者用户方面事先要指定相关负责人对这样的事情进行及时处理。这样，就避免了时间、人力资源、成本的浪费。在沟通无果的情况下，在决定下一步是否开会，或者提出书面申请。

对项目组的内部沟通，进行适当的控制，避免形式主义，在保证效果的前提下节省时间，提高工作效率。

规定项目组成员在每天工作过程遇到问题，将其记录下来，然后再以邮件方式发送给需要沟通或者询问者。大家每天下班前收取邮件，对于可以直接回答的问题则直接以邮件方式回复，对于无法直接答复而只需与提出问题者讨论的问题，在第二天上班前进行商议确定。而需要众人一起讨论的问题，则放到每周会议上讨论，较紧急的问题召开临时性会议。

端正态度，灵活沟通，避免冲突的发生。

“态度决定一切”。对于项目团队之外的干系人，我要求每个成员都要以积极的态度去响应用户提出的需